ADMINISTRASI

Administrasi
Administrasi berasal dari bahasa Latin : Ad = intensif dan ministrare = melayani, membantu, memenuhi. Administrasi merujuk pada kegiatan atau usaha untuk membantu, melayani, mengarahkan, atau mengatur semua kegiatan di dalam mencapai suatu tujuan.
 Administrasi berasal dari bahasa Belanda, “Administratie”, pengertian Administrasi dalam arti sempit, yaitu sebagai kegiatan tata usaha kantor (catat-mencatat, mengetik, menggandakan, dan sebagainya). Kegiatan ini dalam bahasa Inggris disebut : Clerical works (FX.Soedjadi, 1989).
 Administrasi dalam arti luas, berasal dari bahasa Inggris “Administration” , yaitu proses kerjasama antara dua orang atau lebih berdasarkan rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan bersama yang telah ditentukan (S.P. Siagian, 1973 )
 kegiatan-kegiatan administrasi yang dimaksud, dilakukan untuk menunjang kelancaran pelaksanaan tugas pokok sebuah pemerintahan/organisasi, dalam hal ini organisasi yang dimaksud adalah OSIS; Organisasi Siswa Intra Sekolah.
 Administrasi pada sebuah organisasi merupakan darah yang berfungsi untuk mengirimkan sari-sari makanan ke seluruh organ tubuh.
 Apabila pelaksanaan administrasi kurang baik, maka dapat mengurangi hemo globin dalam darah yang sehingga menjadikan organisasi tidak mampu melaksanakan tugas-tugas pokoknya secara optimal.


 Proses Dokumen Organisasi
 Pengertian Dokumen :
a. Menurut kamus bahasa indonesia, dokumen adalah sesuatu yang tertulis atau tercetak yang dapat dipergunakan sebagai bukti atau keterangan.
b. Menurut kamus kepegawaian pengertian dokumen adalah sbb:
c. Semua catatan tertulis, baik tercetak maupun tidak tercetak
d. Segala benda yang mempunyai keterangan-keterangan dipilih uuntuk dikumpulkan, disusun, disediakan atau untuk disebarkan.
 Penyimpanan dokumen :
a. penyimpanan dokumen merupakan hal paling URGEN (Penting).
b. untuk setiap dokumen dicatat dan disimpan sesuai dengan karakteristik dokumen itu sendiri
c. untuk surat disimpan dengan menggunakan sistem kearsipan yang berlaku, difile dalam folder, jangan disimpan di tempat yang panas atau lembab

 Dasar Surat Menyurat
 Peranan Surat :
a. Sebagai Duta/Wakil sebuah Organisasi; surat sebagai wakil organisasi menunjukkan mentalitas jiwa dan kondisi intern dari organisasi yang bersangkutan.
b. Bukti Otentik; surat dapat dijadikan sebagai butki tertulis “ hitam di atas putih ” apabila terjadi perselisihan atau untuk pembuktian lebih lanjut.
c. Pedoman untuk melakukan suatu tindakan.
d. Alat pengingat atau berfikir; artinya bahwa surat yang pernah dibuat dan diarsipkan dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan atau mengetahui hal-hal yang pernah dilakukan.

 Bagian-bagian Surat:
a. Kepala surat/Kop surat
b. Tanggal surat
c. Nomor surat
d. Lampiran
e. Perihal surat
f. Alamat yang dituju
g. Salam pembuka
h. Isi surat
i. Salam penutup
j. Nama organisasi yang mengeluarkan surat
h. Jabatan penandatangan surat
i. Tanda tangan dan nama terang penanggungjawab surat
j. Tembusan (apabila diperlukan)

a) Kepala Surat
• Nama instansi, organisasi, badan atau lembaga
• Alamat lengkap, jalan, nomor, telepon, kota, kode pos, email (jika ada)
• Logo organisasi
b) Nomor Surat
• Nomor surat mengikuti pembakuan yang sudah ditetapkan
• Menyertakan inisial/keterangan organisasi untuk menspesifikasikan surat
• Contoh: Nomor : 025/105.16/OSIS.SMK.I/XI/2010
c) Tanggal Surat
• Menyebutkan tanggal pembuatan surat
• Penulisan nama bulan dengan huruf, lengkap dan sesuai dengan ejaan yang disempurnakan
• Apabila sudah ada kepala surat, tidak perlu menyebutkan kota.
• Contoh: 20 November 2010
d) Alamat Surat
• Diawali dengan kata Kepada (untuk alamat luar)
• Kata Yth. tidak selalu dipakai
• Penulisan alamat diusahakan lengkap dan jelas untuk menghindari salah alamat
• Contoh;
o Kepada
Yth. Bapak Kepala SMK ISLAM TIKUNG
Jl. Raya Mantup No. 96 Tikung
Lamongan
o Kepada
PT. SUBUR SELALU
Jl. Pemuda No. 18
Lamongan
e) Isi Surat
• Sebelumnya ada salam pembuka “Dengan hormat,”
• Disusun dengan menggunakan kata-kata yang menarik perhatian, mengarahkan pada maksud surat.
• Memperhatikan ejaan, tanda-tanda baca dan aturan penulisan yang benar,
• Ditutup dengan salam “Hormat kami,”
f) Nama Organisasi yang mengeluarkan surat, jabatan penandatangan surat
• Contoh:
• Pengurus OSIS SMK Islam Tikung
• Ketua Sekretaris
• Waka kesiswaan Pembina OSIS
• Mengetahui
• Kepala SMK ISLAM TIKUNG
• stempel SEKOLAH & stempel OSIS

 Pengurusan Surat
 Proses surat masuk dengan buku Agenda
a. Penerimaan surat: diteliti ketepatan alamat dan menandatangani bukti.
b. Penyortiran untuk menentukan prioritas penanganannya
c. Pembukaan sampul, pemberian tanggal & pemeriksaan lampiran
d. Pencatatan kedalam buku agenda
e. Pengarahan surat dan penyampaian surat
f. Penyimpanan ke dalam folder masuk

 Proses surat keluar dengan buku Agenda
a. Pembuatan konsep surat, persetujuan konsep surat
b. Pengetikan konsep surat
c. Pemeriksaan surat, penandatanganan surat & pemberian cap/stempel dinas
d. Pencatatan kedalam buku agenda
e. Pelipatan surat & Penyampulan surat
f. Pengiriman surat dengan menggunakan buku Ekspedisi
g. Penyimpanan arsip surat keluar.