Tata Cara Menerima Tamu Kantor

MENERIMA TAMU KANTOR

A.    Pengertian Tamu Kantor

Tamu kantor adalah seseorang atau kelompok yang datang kesebuah perusahaan untuk kepentingan tertentu. Salah satu tugas sekretaris adalah mengatur pertemuan antara pimpinan dengan tamu-tamu yang akan bertemu dengan pimpinan. Mulai dari membuat janji, konfirmasi, sampai menerima kedatangan tamu pimpinan di kantor. Tetapi sebagai sekretaris, tidak dapat menerima tamu begitu saja. Ada etika dan aturan tersendiri dalam menerima tamu.
Dalam menerima tamu ada etika-etika yang harus kita ketahui, untuk menciptakan suasana yang menyenangkan dilingkungan kerja tersebut agar tamu merasa nyaman dan mempunyai kesan baik ketika melakukan kerjasama. Selain itu, seorang sekretaris juga harus mengetahui dan memahami sifat, kedudukan atau pangkat dan perilaku tamu yang datang ke kantor. Seorang sekretaris wajib menanyakan nama, keperluan dan mengantar tamu bertemu dengan pimpinan yang akan ditemuinya.

B.     Hal-Hal Yang Perlu Diperhatikan Dalam Menerima Tamu
Dalam menerima tamu, ada hal-hal yang perlu diperhatikan oleh sekretaris antara lain :

·         Apabila sudah ada janji, tepati waktu, apabila sedang ada tugas di luar kantor harus memberitahukan dan minta maaf untuk datang terlambat (prioritas perlu dipertimbangkan).

·         Apabila tamu masuk, hendaknya berdiri, tersenyum, dan bersalaman.

·         Berikan sapaan ramah kepada tamu.

Read More

Jenis-jenis Lipatan Surat

Macam, model, jenis lipatan surat dan cara melipat surat jenis Baku, Setengah Baku, Akordion, Semi Akordion, Tunggal, Ganda, Perancis, Baron.

Adapun penjelasan dari macam atau model atau jenis lipatan surat dan cara melipat surat dari lipatan jenis Baku, Setengah Baku, Akordion, Semi Akordion, Tunggal, Ganda, Perancis, Baron adalah sebagai berikut.

Read More

MACAM-MACAM BENTUK SURAT

A. Bentuk Lurus Penuh / Full block style

Bentuk surat lurus yaitu bentuk surat yang pengetikannya semua dimulai pada pasak garis pinggir kiri (penekan segi sebelah kiri). Pada bentuk lurus ini, tanggal dan salam penutup juga diketik mulai pasak garis pinggir kiri. Sehingga bentuk surat ini merupakan bentuk yang paling mudah diketik.

B. Bentuk Lurus / Blok Style
Bentuk surat ini untuk tanggal, salam penutup serta nama terang dan jabatan diketik disebelah kanan, sedangkan isi surat per alenia diketik mulai dari pasak pinggir sebelah kiri.

Read More

PENGERTIAN MANAJEMEN

A. Arti Manajemen Secara Etimologis 
Istilah manajemen yang bahasa Inggrisnya “management” berasal dari beberapa bahasa seperti: (1) Bahasa Latin,yakni “managiere” yang artinya melakukan, melaksanakan, mengurus sesuatu (Tanthowi, 1983); (2) Bahasa Italia, “maneggiare”artinya melatih kuda atau secara harfiah berarti mengendalikan = to handle (Silalahi, 1989); (3) Bahasa Prancis, yaitu “manege” atau “manage” artinya tindakan membimbing, memimpin, mengemudikan, mengurus, memerintah dan kata manage juga berarti “tempat latihan kuda”, “penjinakan kuda” (Tanthowi, 1983, Atmosudirdjo, 1986) ; (4) Bahasa Inggris sendiri istilah itu dikenal dengan “management” yang bentuk infinitifnya adalah “to manage” yang berarti menangani, mengendalikan, menguasai, mengurus, menyelesaikan sesuatu (Atmosudirdjo, 1986).

Read More

MENDESKRIPSIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

A. Administrasi

1 Pengertian Administrasi

a. Asal kata dari bahasa latin, ad dan ministrare. Ad artinya intensif dan ministrare artinya melayani, membantu, atau memenuhi

b. Dalam bahasa inggris “administration

c. KBBI, adalah usaha dan kegiatan meliputi penetapan tujuan serta penetapan cara-cara penyelenggaraan pembinaan organisasi; usaha dan kegiatan yang berkaitan dengan penyelenggaraan pemerintahan; kegiatan kantor dan tata usaha

d. Dalam arti sempit, adalah kegiatan penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis dengan tujuan menyediakan keterangan bagi pihak yang membutuhkan serta memudahkan memperoleh kembali informasi secara keseluruhan dalam hubungan satu sama lain, atau dengan kata lain disebut tata usaha

e. Dalam arti luas, adalah kegiatan kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih berdasarkan pembagian kerja yang telah ditentukan dalam struktur organisasi dengan mendayagunakan sumber daya yang ada untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien.

Read More

TENTANG KOMPETENSI KEAHLIAN ADMINISTRASI PERKANTORAN SMK ISLAM TIKUNG

Administrasi merupakan merupakan cabang ilmu yang mempelajari manajemen dalam suatu perkantoran. Awalnya Kompetensi Keahlian ini bernama Tata Usaha dan berganti nama menjadi Administrasi Perkantoran karena arahan dari pusat. Orang yang menggeluti dan menerapkan ilmu disebut Sekretaris. Dalam Perusahaan baik yang besar maupun yang kecil, Sekretaris merupakan unsur penting dalam jalannya suatu manajemen. Di SMK Islam Tikung dalam Kompetensi Keahlian Administrasi Perkantoran diajarkan tentang kegiatan perkantoran, antara lain membuat strategi pelaksanaan sistem perusahaan, membuat dokumen, mengarsip dokumen, tata cara berkomunikasi yang baik, mengoperasikan mesin-mesin perkantoran dan lain-lain.

Tujuan Program Keahlian Administrasi Perkantoran
Program Keahlian Administrasi Perkantoran bertujuan membekali peserta didik dengan ketrampilan, pengetahuan dan sikap agar kompeten:

1. Menerapkan dan mengembangkan kemampuan berkomunikasi baik lisan maupun tertulis dengan relasi dengan memperhatikan norma dan lingkungan masyrakat.
2. Menerapkan dan mengembangkan kemampuan teknologi informasi untuk melaksanakan tugas secara efektif dan efisien.
3. Menerapkan dan mengembangkan kemampuan untuk merencanakan, melaksanakan, mengorganisasi dan mengevaluasi tugas yang menjadi tanggung jawabnya.
4. Menerapkan dan mengembangkan kemampuan dalam mengelola surat/dokumen sesuai standar operasi dan prosedur untuk mendukung tugas pokok lembaga.
5. Menerapkan dan mengembangkan pelayanan terhadap relasi sehingga diperoleh manfaat masing-masing pihak.
6. Menerapkan dan mengembangkan kemampuan mengelola administrasi keuangan sehingga segala aspek keuangan dapat dilaporkan dan dipertanggungiawabkan.

Profesi Tamatan Program Keahlian Administrasi Perkantoran

1. Arsiparis
2. Administrasi
3. Sekretaris yunior
4. Penerima tamu/front office
5. Operator telepon dan komputer
6. Juru tata usaha di kantor

Lapangan kerja yang siap menerima lulusan program keahlian APK / Sekretaris

1. Kantor dinas pemerintah / swasta
2. BUMN / BUMD
3. Lembaga yang berhubungan dengan pelayanan
4. Hotel
5. Koperasi / Perusahaan Filance
6. Biro wisata
7. Wirausaha

Kompetensi lulusan program keahlian Administrasi Perkantoran :

1. Memahami Prinsip-prinsip Penyelenggaraan Administrasi Perkantoran
2. Mengaplikasikan Keterampilan Dasar Komunikasi
3. Menerapkan Prinsip-prinsip Kerjasama dengan Kolega & Pelanggan
4. Menerapkan Praktik Kesehatan Keselamatan Kerja & Lingkungan Hidup
5. Dasar-dasar Akuntansi (jasa - dagang)
6. Mengoperasikan Aplikasi Perangkat Lunak
7. Mengoperasikan Aplikasi Presentasi
8. Mengelola Peralatan Kantor
9. Melakukan Prosedur Administrasi
10. Menangani Penggandaan Dokumen
11. Menangani Surat/Dokumen Kantor
12. Mengelola Sistem Kearsipan
13. Membuat Dokumen
14. Memproses Perjalanan Bisnis/Dinas
15. Mengelola Pertemuan/Rapat
16. Mengelola Dana Kas Kecil
17. Memberikan Pelayanan Kepada Pelanggan
18. Mengelola Data/Informasi di Tempat Kerja
19. Membuat dan Menjaga Koleksi Perpustakaan

Read More